La contabilidad electrónica, es la obligación de los contribuyentes de enviar y registrar su información financiera en formatos electrónicos, acoplándose a las medidas y regulaciones de la autoridad, para estar al corriente con sus obligaciones. En esta entrada te contamos todo lo que debes saber sobre la contabilidad electrónica.
Que es la contabilidad
La contabilidad es una técnica que se utiliza para obtener, clasificar, valuar y registrar las operaciones que afectan a una entidad económica. Y a su vez se encargan de generar y revelar los estados financieros de forma ordenada y estructurada.
Que es la contabilidad electrónica
Como pudimos ver la contabilidad es una técnica que se encarga de obtener, clasificar, valuar, y registrar las operaciones contables de una empresa, entonces para dejar MUY claro este concepto debemos entender que la contabilidad electrónica es realizar esos registros contables pero de forma electrónica con ayuda de las herramientas que la misma autoridad nos proporciona o contratando los servicios de un sistema de contabilidad electrónica proporcionados por terceros a la autoridad pero con convenios con la misma.
Principales proveedores de sistemas de contabilidad electrónica en México.
Antes de nombrar estos proveedores Contador Millennial deja claro que NO recomienda a ningún proveedor, y que la contratación de los proveedores es responsabilidad de cada contribuyente.
Contapaq-i
Es un sistema de registro de información financiera. Cuenta con los siguientes beneficios:
- Análisis de la situación contable y fiscal de tu empresa.
- El Tablero Fiscal extrae y entrega la información actualizada de los CFDI.
- Identifica las facturas asociadas a un Recibo Electrónico de Pagos (REP).
- Contabiliza y gestiona más rápido los XML con el nuevo Administrador de Documentos Digitales (ADD).
- Exporta la información a Excel® y crea reportes a tus necesidades.
Aspel
Es el Sistema de Contabilidad Integral más utilizado que te ayuda a mantener al día tu información contable y fiscal. Ofrece los siguientes beneficios:
- Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal.
- Analiza tus Estados e información financiera con los nuevos reportes comparativos por año, periodo o presupuesto.
- Genera la información para tus declaraciones fiscales e informativas: IVA, ISR y DIOT.
- Administra fácilmente los gastos corporativos y de caja chica con Empresarial Edenred®.
Facturador.com
Es un software contable, un sistema en línea sin necesidad de pagar actualizaciones o plazos forzosos, proporcionando una herramienta amigable para concentrar sus ingresos y egresos, teniendo un mejor control de la información. Ya no necesitas mandar papeles a tu contador. Cuenta con los siguientes beneficios:
- Facturar en línea
- Cálculo de Nómina
- Contabilidad Electrónica
- Estados Financieros
Definición de Contabilidad electrónica
La contabilidad electrónica, es el registro de nuestras operaciones contables en medios electrónicos.
Diferencia entre contabilidad y contabilidad electrónica
La diferencia entre la contabilidad y su versión electrónica es simple, ya que la contabilidad es la misma se vea por donde se vea lo único que las hace diferentes es el medio en donde se registra. En la versión electrónica, se tiene la obligación de hacer los registros contables a través de medios electrónicos. Si bien la contabilidad en libros como antes se conocía ha dejado de utilizarse por la mayoría de las empresas, que están obligadas a presentarla de forma electrónica, no significa que esta ya no se pueda utilizar o que este descontinuada.
Por otro lado, la contabilidad electrónica, no solo es una obligación que debemos cumplir a la autoridad, esta forma de hacer la contabilidad hace más fácil el trabajo de los profesionales de la contabilidad, aunque nunca se debe confiar al 100 por ciento, siempre hay que revisar que la información este correcta y cumpla con las normativas vigentes.
Que archivos conforman la contabilidad electrónica
La contabilidad electrónica se conforma de tres archivos y tres conceptos que son los siguientes.
Catálogo de cuentas
El catalogo de cuentas es un índice que facilita el orden de las cuentas utilizadas por una persona física o moral. Hay que tener en mente que todos los contribuyentes somos diferentes con relación a lo que nos dedicamos.
Por ejemplo, una persona moral que se dedica a la importación necesita en su catalogo cuentas, bancos en el extranjero, proveedores en el extranjero, ajustes cambiarios entre otros. Estas cuentas son diferentes si las comparamos con las de una persona moral que se dedica a la fabricación de telas, este contribuyente necesita cuentas como proveedores de telas, Bancos nacionales y proveedores nacionales.
Como pudimos ver el catalogo de cuenta lo debemos adaptar a nuestro negocio, y agregarle el código agrupador de este hablaremos después.
Este catalogo de cuentas le dice al SAT cuales son nuestros registros frecuentes, por supuesto que podemos agregar nuevas cuentas en dado caso de que él sea necesario.
Balanza de comprobación
La Balanza de comprobación es un documento contable que enlista los saldos y movimientos de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden. Se prepara con el objetivo de mostrar la afectación en las distintas cuentas.
Este documento ayuda a la autoridad a proyectar los estados financieros de una empresa validando la teoría de la partida doble.
Pólizas contables y apoyos contables.
Las pólizas contables son los archivos que respaldan las operaciones de una persona física o moral ante la autoridad. Para ser mas claros las pólizas son todos los asientos contables de una empresa como pueden ser pólizas de ingresos o egresos que realizo la empresa en el periodo.
Todas las pólizas contables que enviemos al SAT deben estar vinculadas con sus comprobantes fiscales CFDI.
Conceptos que conforman la contabilidad electrónica.
Existen muchos conceptos importantes en la contabilidad electrónica como pueden ser la veracidad de las pólizas, los asientos de ajustes, los tipos de depreciación fiscal y contable. Pero estos son utilizados comúnmente así que no hablaremos de ellos, en este apartado nos enfocaremos en los requisitos indispensables para el buen manejo de la contabilidad electrónica estos conceptos son:
Código agrupador.
En el apartado de archivos que conforman la contabilidad electrónica, hablamos de lo importante que es llevar un catalogo de cuentas que se adecue a nuestro negocio. Y hablamos de que todos los contribuyentes manejan catálogos con diferentes cuentas. Entonces ¿cómo le hace el SAT para saber homologar todos los catálogos de cuenta?
La respuesta es fácil, todos los contribuyentes deben relacionar su catalogo de cuentas con el del SAT y esto se hace a través del código agrupador, por ejemplo:
Nuestro catalogo de cuentas que usamos para control interno puede estar ordenado como nosotros queramos, siempre y cuando se respeten conceptos básicos de la contabilidad, en este ejemplo vamos a usar códigos de cuentas de 1 al 2
A-A Activo
1 – Bancos
1-1 – Nacionales
2-Clientes
Como vimos en el ejemplo en nuestro catalogo manejamos unos códigos bastante sencillos un numero entero para la cuenta primaria y dos numero para la secundaria. De esta forma todos los contribuyentes podemos hacer nuestro catálogo con letras, números caracteres especiales etc.
Ahora veamos como se debe entregar y homologar con el de hacienda.
100 Activo
102 Bancos
102.01 Bancos nacionales
105 Clientes
Como podemos ver el código es diferente y mas amplio, todos los catálogos de cuentas fiscalmente deben estar homologados a este así es como el SAT ordena todos los catálogos de cuenta.
Todos los códigos agrupadores los puedes consultar aquí.
Folios Fiscales.
Permite identificar y vincular los folios fiscales de los comprobantes fiscales con las pólizas contables que se registren, las cuales pueden incluir las operaciones nacionales y extranjeras, con los diferentes tipos de comprobantes y métodos de pagos.
Auxiliar de cuentas.
Los auxiliares de cuentas para entenderlos fácilmente podemos relacionarlos con las T que vemos mucho en el salón de clases los que estudiamos, contabilidad, negocios, economía, administración etc.
Los auxiliares son los detalles de cada una de las cuentas con las que opera la entidad económica desglosa sus movimientos saldos etc.
Como se genera la contabilidad electrónica
La contabilidad eléctrica se puede generar con un software de un proveedor de servicios contables, o por medio de la aplicación gratuita del SAT.
Cuando se envía la contabilidad electrónica al SAT
La contabilidad electrónica a diferencia de lo que muchos creen es bastante flexible, ya que solamente debemos enviar la balanza de comprobación de forma MENSUAL, a mas tardar el 5 día hábil del mes a presentar.
El catalogo de cuentas se envía solo la primera vez que presentamos información, y de ahí hasta que modifiquemos por alguna razón el catálogo de cuentas.
Las pólizas no es necesario enviarlas, aunque si debemos llevarlas y registrarlas en orden ya que si el SAT lo requiere puede solicitar el envío de estos archivos. Otro momento en que debemos enviar estos archivos es cuando resultamos con saldo a favor en nuestros impuestos y queremos compensar o hacer la devolución.
En que formato se envía la contabilidad electrónica
La contabilidad electrónica se envía en un archivo ZIP en formato .XML, a través del buzón tributario en el apartado contabilidad electrónica.
Validador de contabilidad electrónica
La contabilidad electrónica no se puede enviar como nosotros queramos, o en el formato que mas se nos facilite, hay normas que regulan la forma y sintaxis de los archivos a enviar al SAT. Para evitarnos multas y problemas con hacienda debemos validar nuestra información antes de enviarla, la mayoría de proveedores de sistemas de contabilidad electrónica realizan estas verificaciones automáticamente, si no estamos en este caso y no contamos con un sistema contable podemos validar la información con la herramienta gratuita del SAT en este link.
Quienes están obligados a llevar contabilidad electrónica
Personas morales con fines lucrativos y NO lucrativos.
Personas físicas con actividades empresariales y profesionales que no tengan ingresos mayores a dos millones de pesos.
Personas físicas que tributen por arrendamiento y que no utilicen mis cuentas.
Quienes no están obligados a llevar contabilidad electrónica
La federación
Entidades federativas
Municipios
Sindicatos
La sociedades y asociaciones civiles autorizados para recibir donativos, así como los fideicomisos con donativos menores a dos millones.
Asociaciones religiosas que usen mis cuentas.
Asalariados
Personas físicas con actividades empresariales y arrendamiento con ingresos menores a 2 millones
RIF
Personas físicas con ingresos por premios e intereses.
En que idioma se presenta la contabilidad electrónica.
En México hay muchas empresas que cotizan en bolsas de valores en el extranjero y tiene la obligación de presentar su información financiera en el idioma que utiliza la bolsa de valores, en México se acepta la contabilidad electrónica en cualquier idioma, siempre y cuando sus operaciones normales así lo ameriten. Con esto me refiero a que si una empresa cotiza en el extranjero y se utiliza contabilidad en idioma ingles por ejemplo, se puede entregar esa contabilidad en México y siempre y cuando cumpla con los requisitos de la autoridad, esto también aplica para empresas o personas morales extranjeras.
Como sé que mi contabilidad electrónica fue recibida y aceptada.
El SAT te enviara a tu buzón tributario, los comprobantes de envió de contabilidad y además te indicara por medio de recibos si la contabilidad fue aceptada o rechazada, si fue rechazada es necesario modificarla.
Se deben incluir cuentas de orden en la balanza
Las cuentas de orden al igual que las cuentas de activo, pasivo, capital, resultado, ingresos y egresos, se deben presentar en la balanza que se envía al SAT, pero solo en la equivalente al cierre del ejercicio ose en la balanza 13.
